Privacyreglement Stichting Veteranen 2 Can Rule
Versie 1.2 – 1 maart 2026
Stichting Veteranen 2 Can Rule (hierna: de stichting, wij of ons) hecht waarde aan de bescherming van de privacy van iedereen die bij onze activiteiten betrokken is. In dit privacyreglement leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel dit gebeurt en hoe wij hiermee omgaan.
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Begrippen
- Betrokkene – de natuurlijke persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
- Persoonsgegeven – alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
- Verwerken – elke handeling met persoonsgegevens, zoals verzamelen, opslaan, gebruiken of verwijderen.
2. Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken de volgende categorieën gegevens:
| Betrokkenen | Voorbeelden van gegevens |
|---|---|
| Aangesloten veteranen (leden) | naam, rang/functie, geboortedatum, e-mail, telefoon, adres, diensthistorie (optioneel), betaalgegevens (contributies of donaties) |
| Sponsoren / donateurs / vrienden | naam (contactpersoon), bedrijfsnaam, e-mail, telefoon, factuur-/adresgegevens, betaalgegevens |
| Evenementsdeelnemers en bezoekers | naam, contactgegevens, dieet/allergieën, noodcontact, gemaakte foto- of video-opnamen |
| Websitebezoekers | beperkte technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina’s |
3. Doeleinden van verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Ledenadministratie en interne communicatie
- Sponsormanagement en financiële administratie
- Organisatie van evenementen en activiteiten
- Verslaglegging en promotie via foto- en videomateriaal
- Communicatie over activiteiten van de stichting
- Nakoming van wettelijke verplichtingen
De verwerking gebeurt op basis van uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang van de stichting, wettelijke verplichtingen of toestemming wanneer dat nodig is.
4. Foto- en videomateriaal
Tijdens activiteiten van de stichting kunnen foto’s en video’s worden gemaakt om verslag te doen van de activiteit en om de doelstellingen van de stichting onder de aandacht te brengen.
Kenbaar maken van bezwaar – Wenst u niet herkenbaar op beeldmateriaal te verschijnen dat op onze website, sociale media of in drukwerk wordt gedeeld? Meld dit dan vóór aanvang van het evenement bij de organisatie of fotograaf.
Intrekken van toestemming – Staat u desondanks herkenbaar op een publicatie en wilt u dat wij deze verwijderen of onherkenbaar maken, neem dan contact op via info@2canrule.nl. Wij behandelen een dergelijk verzoek zo spoedig mogelijk.
5. Bewaartermijnen
| Gegevenscategorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Ledenadministratie | Zolang het lidmaatschap loopt. Contactgegevens van oud-leden worden uiterlijk 2 jaar na beëindiging verwijderd. |
| Historisch ledenarchief | Naam, lidmaatschapsperiode en status kunnen blijvend worden bewaard voor administratieve doeleinden. |
| Evenementsgegevens | 2 jaar na het evenement |
| Foto’s en video’s | Zolang relevant voor verslaglegging of promotie, of tot bezwaar |
| Financiële administratie | 7 jaar (wettelijke verplichting) |
6. Opslag van gegevens
Persoonsgegevens worden opgeslagen in een afgeschermde digitale omgeving.
De stichting maakt onder andere gebruik van Google Drive voor opslag van administratieve gegevens. Toegang tot deze omgeving is beperkt tot bevoegde bestuursleden en beheerders.
7. Communicatiekanalen
De stichting gebruikt verschillende communicatiekanalen.
E-mail
Voor communicatie met leden en betrokkenen.
WhatsApp-groepen
De stichting gebruikt WhatsApp-groepen voor communicatie met leden en voor interne communicatie binnen het bestuur. Deelnemers in een WhatsApp-groep kunnen elkaars telefoonnummer zien.
8. Beveiliging
De stichting neemt redelijke maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of misbruik.
Voorbeelden hiervan zijn:
- beperkte toegang tot persoonsgegevens
- beveiligde opslag
- gebruik van wachtwoorden
- waar mogelijk tweestapsverificatie
9. Uw rechten
U heeft volgens de AVG het recht om:
- inzage te krijgen in uw persoonsgegevens
- uw gegevens te laten corrigeren of verwijderen
- bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking
- een eerder gegeven toestemming in te trekken
U kunt hiervoor contact opnemen via info@2canrule.nl. Wij reageren in principe binnen 30 dagen.
Als u klachten heeft over de wijze waarop wij met persoonsgegevens omgaan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Contactgegevens
Stichting Veteranen 2 Can Rule
Postadres: Medelsestraat 78, 4005 VE Tiel
KVK-nummer: 65258436
E-mail: info@2canrule.nl
11. Wijzigingen
Dit privacyreglement kan worden aangepast. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.
Dit privacyreglement is vastgesteld door het bestuur van Stichting Veteranen 2 Can Rule.