Privacyreglement Stichting Veteranen 2 Can Rule
Versie 1.1 – 20 mei 2025
Stichting Veteranen 2 Can Rule (hierna: de stichting, wij of ons) hecht grote waarde aan de bescherming van de privacy van iedereen die bij onze activiteiten betrokken is. In dit privacyreglement leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, met welk doel, hoe lang wij die bewaren en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.
1. Begrippen
- Betrokkene – de natuurlijke persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
- Persoonsgegeven – alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
- Verwerken – elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés.
2. Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken de volgende categorieën gegevens:
| Betrokkenen | Voorbeelden van gegevens |
|---|---|
| Aangesloten veteranen (leden) | naam, rang/functie, geboortedatum, e-mail, telefoon, adres, diensthistorie (optioneel), betaalgegevens (contributies/donaties) |
| Sponsoren / donateurs / vrienden | naam (contactpersoon), bedrijfsnaam, e-mail, telefoon, factuur-/adresgegevens, betaalgegevens |
| Evenementsdeelnemers en bezoekers | naam, contactgegevens, dieet/allergieën, noodcontact, gemaakte foto- of video-opnamen |
| Websitebezoekers | IP-adres, cookie-identifiers, browsertype, bezochte pagina’s |
3. Doeleinden en rechtsgronden
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de daarbij vermelde rechtsgronden:
- Ledenadministratie & interne communicatie
Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst met het aangesloten lid. - Sponsormanagement & financiële administratie
Rechtsgrond: uitvoering van de (sponsor-)overeenkomst en wettelijke verplichtingen (fiscale bewaarplicht). - Organisatie van evenementen en activiteiten
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (goede organisatie) en, waar nodig, uitdrukkelijke toestemming. - PR & fondsenwerving via foto- en videomateriaal
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (publiciteit) of toestemming (zie paragraaf 4). - Nieuwsbrieven en communicatie over onze activiteiten
Rechtsgrond: toestemming of het gerechtvaardigd belang om betrokkenen te informeren. - Nakoming van wettelijke (fiscale) verplichtingen
Rechtsgrond: wettelijke verplichting.
4. Foto- en videomateriaal
Tijdens onze evenementen worden foto’s en video’s gemaakt om verslag te doen van de activiteit en om onze doelstelling – het ondersteunen en verbinden van veteranen – onder de aandacht te brengen.
Kenbaar maken van bezwaar – Wenst u niet herkenbaar op beeldmateriaal te verschijnen dat op onze website, sociale media of in drukwerk wordt gedeeld? Meld dit dan vóór aanvang van het evenement bij de organisatie of de fotograaf. Wij zullen u een opvallende badge of polsband geven, of anderszins rekening houden met uw verzoek.
Intrekken van toestemming – Staat u desondanks herkenbaar op een publicatie en wilt u dat wij deze verwijderen of onherkenbaar maken, neem dan contact op via info@2canrule.nl. Wij zullen uw verzoek zo spoedig mogelijk (uiterlijk binnen één maand) behandelen.
5. Bewaartermijnen
| Gegevenscategorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Leden- en sponsoradministratie | 7 jaar na beëindiging lidmaatschap/sponsorrelatie (fiscale bewaarplicht) |
| Evenementsgegevens | 2 jaar na het evenement |
| Foto’s/video’s | Zolang relevant voor PR-doeleinden of tot bezwaar |
| Nieuwsbriefinschrijvingen | Tot uitschrijving |
| Financiële administratie | 7 jaar (wettelijke verplichting) |
6. Delen met derden
Wij verstrekken uw gegevens alléén aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze taken, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of met uw expliciete toestemming. Met externe dienstverleners sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
7. Beveiliging
De stichting neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voorbeelden hiervan zijn versleutelde opslag, beperkte toegangsrechten en periodieke evaluaties van onze beveiliging.
8. Uw rechten
U heeft volgens de AVG het recht om:
- Inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
- Correctie of verwijdering van uw gegevens te verzoeken;
- De verwerking te beperken of bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
- Gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken (dataportabiliteit);
- Een eerder gegeven toestemming in te trekken.
U kunt uw verzoek mailen naar info@2canrule.nl. Wij reageren binnen één maand.
Als u klachten heeft over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Contactgegevens
Stichting Veteranen 2 Can Rule
Postadres: Medelsestraat 78, 4005 VE Tiel
KVK-nummer: 65258436
E-mail: info@2canrule.nl
10. Wijzigingen
Dit privacyreglement kan worden gewijzigd. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij betrokkenen actief.
Goedkeuring: dit reglement is aangepast en goedgekeurd door het bestuur van Stichting Veteranen 2 Can Rule op 20 mei 2025.